Collège de Médecine Générale de PARIS ILE-DE-FRANCE OUEST

Le portfolio est une « collection organisée et cumulative de travaux et de réflexions d’un étudiant, qui rassemble des informations (traces) sur les compétences qu’il a développées au cours d’une période plus ou moins longue d’apprentissage ». C’est un outil personnel (il appartient à l’interne), d’enseignement, de supervision et d’interactions formatives continues (entre l’étudiant et les différents formateurs) et d’évaluation formative et certificative. Le Collège de Médecine Générale de Paris-Ile-de-France-Ouest a choisi l’informatique comme support matériel du portfolio.

1 Architecture du portfolio

1.1 Architecture générale

1.1.1 Principe

Les portfolios font partie du site Internet du Collège de Médecine Générale de Paris-Ile-de-France-Ouest. La partie PORTFOLIO s’ouvre sur la page d’accueil qui contient plusieurs dossiers, dont quatre concernent directement les portfolios (trois pour les étudiants et un pour le mode d’emploi). Pour y accéder il est nécessaire d’être enregistré et de s’identifier . Chaque étudiant dispose de 3 portfolios (partie 1, 2 et 3) dont les droits d’accès à l’écriture et/ou à la lecture sont variables suivant l’utilisateur

1.1.2 Partie 1

Réservée à l’étudiant, son organisation est propre à celui-ci. Aucun droit d’accès pour les autres utilisateurs

1.1.3 Partie 2

Commune à l’étudiant et aux différents enseignants, dans cette partie sont déposées les différentes traces d’apprentissage de l’étudiant :
   RSCA, événements ordinaires (EO) et carnets de bord (par l’étudiant).
   Compte-rendu de débriefings et d’entretiens d’explicitation (par l’étudiant et/ou l’enseignant).
   Compte-rendu d’ECM, (par l’étudiant et/ou le moniteur).
   Compétences proposées à la validation (par l’étudiant et/ou l’enseignant)
   Autres traces

C’est à partir de ces différents documents enrichis par les entretiens tutorés, que d’une part les traces seront validées pour elles-mêmes (par la commission Evaluation-Certification ou le tuteur), d’autre part les compétences acquises (par le tuteur).

1.1.4 Partie 3

1.1.5 Récapitulatif des accès au portfolio

Remarques : Ecriture signifie : création de dossier, dépôt de document. La modification et la suppression d’un dossier et d’un document ne peuvent être effectuées que par la personne les ayant créés. (Il existe des exceptions à cette règle qui seront détaillées dans le paragraphe 2.3.5.)

1.2 Architecture des parties 2 et 3

Une fois ouvert la partie 2 (ou 3) présente la disposition suivante

1.2.1 Barre de tache supérieure

   Accueil : ouvre la page du site « portfolio »
   Remonter : remonte d’une page dans l’arborescence du site
   Fichier : ouvre les fonctions (création de dossier, ajouter un texte ou un document)
   Contact : ouvre l’annuaire des utilisateurs du portfolio et permet d’ajouter un contact
   Rechercher
   S’enregistrer. Devient « Mon compte » une fois identifié.
   Mon compte : gestion de ses coordonnées.
   S’identifier : permet de rentrer dans les port folios dont on a les droits d’accès. Devient « déconnection » une fois connecté.
   Déconnexion.

1.2.2 Actions

Moitié supérieure de la colonne de gauche. Ses fonctions seront détaillées dans le § 2. Fonctions

1.2.3 Dossier

Moitié inférieure de la colonne de gauche Le « Portfolio de xxxx partie x » présente autant de dossiers que nécessaires. Chaque dossier pouvant lui aussi être ramifié. Si un dossier comprend des ramifications, une croix est placée devant son titre. Cette croix permet d’ouvrir ces sous-dossiers. Dans un dossier ou un sous dossier peuvent être déposés des documents. Le chiffre (x) placé à la fin du titre indique le nombre de documents contenus dans ce dossier.

1.2.4 Partie droite

Donne le contenu du dossier sélectionné dans la partie gauche, de haut en bas :
   Le nom du dossier avec en dessous le nom du créateur du dossier et la date de création, à droite 2 boutons « Modifier » et « Supprimer », en dessous (en sous-titre) un encadré donnant une description du dossier (si rempli lors de la création)
   Un bouton « Document » qui par un click donne le contenu du dossier. Chaque document est accompagné du nom de son auteur, la date de dépôt et le bouton « Supprimer ». Un click sur le nom du document ouvre une nouvelle fenêtre qui contient soit le texte direct soit un document à télécharger. A droite du titre 2 boutons : « Modifier » et « Supprimer ». En dessous un bouton « Discussion » qui permet d’ajouter un commentaire
   Un bouton « Ajouter » qui permet le dépôt d’un document, de même que l’encadré situé en dessous.
   Un bouton « Contact » permettant de lier un contact à ce dossier (nouveau ou issu de l’annuaire).

2 Fonctions

2.1 Accès

Boutons en haut à droite de la page d’accueil PORTFOLIO

2.1.1 S’enregistrer/Mon compte

   S’enregistrer : fourniture d’un mot de passe et définition des droits d’accès par le web master suivant les fonctions de l’utilisateur.
   Mon compte : permet d’une part (« Mon profil ») de modifier ses coordonnées de connexion et d’autre part (« Abonnements ») de sélectionner les dossiers pour lesquels on souhaite être prévenu, par e-mail, des modifications.

2.1.2 S’identifier/Déconnexion

Une fois enregistré et muni d’un mot de passe permet l’accès au portfolio

2.2 Dossier

2.2.1 Création

2.2.1.1 Principe

Permet la création d’un sous-dossier du dossier ouvert. Un click sur le bouton « Créer un sous dossier » dans « Actions » ouvre une fenêtre demandant le titre du dossier et aussi une courte description qui apparaîtra ensuite une fois le dossier ouvert en sous-titre . Attention : pour créer plusieurs sous-dossier d’un même dossier (p.e. diviser le dossier « 1° semestre » en 5 sous-dossiers), il faut revenir sur le dossier primaire après chaque création d’un sous-dossier sinon il sera créé un sous sous-dossier. Une fois créés dans un dossier, les sous dossiers s’affichent par ordre alphanumérique des titres. Si l’on souhaite obtenir un ordre déterminé il est possible de mettre un numéro de classement devant le titre. Exemple : les dossiers Claude, Alain et Benoit sont créés, ils vont s’afficher dans l’ordre Alain, Benoit, Claude, si l’on désire qu’ils apparaissent dans l’ordre de leur création il fallait les titrer 1. Claude, 2. Alain, 3. Benoit.

2.2.1.2 Organisation des parties 2 et 3

Les parties 2 et 3 doivent être structurées afin de faciliter la lecture et l’évaluation de son contenu. Cette structure est à mettre en place par l’étudiant et/ou son tuteur suivant le modèle ci-dessous :

  Portfolio Etudiant Partie 2
Sous titre : Tuteur et Moniteur de l’étudiant

• 1° Semestre
  Sous titre : Nom du service
  Sous dossier :
  • RSCA
  • Evénements ordinaires
  • Carnet de bord
  • Entretiens d’explicitation. Débriefings
  • Comptes-rendus des ECM
  • Autre
• 2° Semestre (même structure pour tous les semestres)
• 3° Semestre
• 4° Semestre
• 5° Semestre
• 6° Semestre
• Compétences en cours de validation
• Commission Evaluation-Certification
• Entretien tutoré

  Portfolio Etudiant Partie 3

• Compétences validées

2.2.2 Modification

Permet de modifier titre et/ou description. Sélectionner le dossier à modifier dans la partie gauche puis deux boutons possible : dans le dossier « Actions » à gauche ou en face du titre du dossier dans la partie droite.

2.2.3 Suppression

Permet de supprimer le dossier et tous les documents qu’il contient

2.3 Document et texte

Une fois le dossier ouvert il est possible d’y déposer deux types de documents :
   Fichier (Word ou Excel) téléchargé à partir du bureau
   Texte rédigé (directement ou par copier coller)

2.3.1 Déposer un document

2.3.1.1 Fichier téléchargé

Click sur le bouton « Ajouter » (colonne de gauche -Actions-, ou sous le titre « Documents » ou au milieu dans l’encadré) -> fenêtre « Ajouter un document dans ce dossier » -> recherche du document par le bouton « parcourir » -> « joindre » : le fichier est téléchargé -> remplir le champ « titre » (obligatoire) et les autres champs (facultatifs) en fonction des besoins -> « valider » -> le fichier est déposé dans le dossier. Remarque : pour ouvrir ce fichier : click sur le titre puis click soit sur l’encadré « télécharger » soit sur le bouton situé en dessous au milieu.

2.3.1.2 Texte rédigé

Click sur le bouton « Rédiger un texte » (colonne de gauche -Actions- -> fenêtre « rédiger un texte » -> écrire le texte ou faire un copier coller à partir d’un autre document -> remplir le champ « titre » (obligatoire) -> « valider » -> le texte est déposé dans le dossier Remarque : le texte s’ouvre directement par un click sur le titre.

2.3.2 Modifier un document

Click sur le titre du document -> ouverture -> bouton « Modifier » à droite du titre

2.3.2.1 Fichier téléchargé.

Le bouton « Modifier » ne permet que de modifier le titre.

ATTENTION : Aucune modification faite dans le fichier ouvert n’est enregistrée (Même si click sur « oui » lors de l’apparition de la fenêtre « Voulez-vous enregistrer les modifications apportées à » Pour modifier un texte téléchargé il faut donc : l’enregistrer sur le bureau, le modifier à ce moment, télécharger cette nouvelle version dans le dossier du port folio, supprimer la version précédente.

2.3.2.2 Texte rédigé

Le bouton « Modifier » permet de modifier le titre du document mais aussi son contenu

2.3.3 Supprimer un document

Click sur le bouton « Supprimer » à droite du titre, accessible avant ou après ouverture du document (fichier téléchargé ou texte rédigé)

2.3.4 Commenter un document

Il est possible d’ajouter un commentaire à un document par le bouton « Discussion » Click sur le titre du document -> ouverture -> click sur le bouton « Discussion » -> click sur l’encadré « Ajouter » -> fenêtre « ajouter un commentaire » -> rédiger le commentaire -> « valider » -> un nouveau bouton « répondre » apparaît. Remarques :
   Il est donc possible d’avoir un dialogue type « mail » sur un document.
   Cette fonction est utilisée par le tuteur pour valider (ou non) une trace d’apprentissage
   Les commentaires sont enregistrés à la suite du document, la suppression du document supprimera donc les commentaires

2.3.5 Droits d’accès à la partie 2

Les droits d’accès en fonction de l’identifiant et de l’auteur du dépôt du document sont repris en détail dans le tableur ci-dessous.

N* : Modification du titre possible O* : Modification du titre et du texte.

2.3.6 Cas du tableur de compétence.

Le tableur de compétences (Partie 2, Compétences en cours de validation et partie 3, compétences validées) est un fichier téléchargé. Sa modification directe sur le site n’est donc pas possible. Pour le modifier :
   L’ouvrir
   L’enregistrer sur le bureau. (Il peut-être intéressant pour les tuteurs de préparer sur le bureau un dossier portfolio au nom de chaque étudiant, dossier reflet comprenant le tableur des compétences. Les modifications se font alors sur ce fichier qui est ensuite renommé avec la date de modification.)
   Une fois modifié le télécharger dans son dossier original.
   Supprimer la version précédente.

2.4 Navigation dans le portfolio

Trois possibilités

2.4.1 Bouton « Remonter »

Barre de tache supérieure Permet de remonter dans les dossiers suivant leur hiérarchie.

2.4.2 Flèches « Avancer » « Retourner »

En haut à gauche de l’écran

2.4.3 Boutons « Dossiers »

Colonne de gauche, partie inférieure. Permet de passer d’un dossier à l’autre directement.

2.5 Contact

Permet deux fonctions

2.5.1 Annuaire

Bouton « Contact » barre de tache supérieure. Click gauche -> ouverture de l’annuaire et ajout de nouveau contact.

2.5.2 Contact lié à un dossier

A chaque dossier il est possible d’ajouter un ou plusieurs contacts. Ces contacts peuvent être une personne mais aussi une adresse internet. Bouton « contact » partie droite du dossier ouvert. Click -> encadré « Ajouter » -> click -> ouverture fenêtre « Ajouter un contact à ce dossier », le contact peut être ajouté à partir de l’annuaire ou créé.

3 Portfolio de démonstration

Un portfolio de démonstration est disponible sur le site.

3.1 Accès

Site « Portfolio » Page accueil Dossier « Portfolio Mode d’Emploi » Portfolio démonstration (Partie 1, 2 et 3)

3.2 Identifiants

Trois accès possible afin de tester les différents droits